gestión de documentos digitales

Las empresas que solicitan documentos digitales deben conocer las normativas para gestionarlos de manera eficiente y segura. Asi mismo se espera que tengan archivos de respaldo según el tipo de documentación y de empresa asi como el tiempo que deben conservarse.

 

Sistemas de gestión documental y almacenaje

Almacenar y gestionar los documentos mediante un sistema de gestión documental tiene una infinidad de beneficios, se tiene un mejor control, se previene que estos se pierdan, y al ahorrar en material incluso tiene un impacto ecológico. Las opciones de almacenaje digital son multiples y cada empresa o individuo elige cual es la que se adapta más a sus necesidades según los costos y capacidad de almacenamiento.

Entre los principales opciones estan los sitios web que ofrecen espacio en la nube, dispositivos USB , discos duros externos, CD’s y redes de almacenamiento conectado a red(NAS).
Los sitios de almacenamiento en linea ya no son únicamente para compañías millonarias. Existen multiples plataformas que prestan sus servicios a las pequeñas y medianas empresas. Ofrecen servicios de respaldo y organización asi como compartir carpetas con proveedores y socios. La privacidad es un asunto que puede crear controversia respecto al almacenaje online. Por eso es importante elegir una plataforma confiable. Ademas,los documentos deben ser encriptados, asegurados y protegidos, haciendo esto, los servicios de almacenaje online son completamente seguros y eficientes.

Las unidades flash USB tienen la capacidad de almacenar una gran cantidad de documentos siendo tan pequeñas como un dedo pulgar, y pueden asegurarse por medio de contraseñas ademas de que son económicas. Su mayor inconveniente es que pueden ser robadas y perdidas fácilmente. Una vez más todo depende de las necesidades y preferencias de las empresas.
Los discos duros externos alcanzan hasta un terabyte de capacidad, y se sitúan conectados a los ordenadores y demás dispositivos electrónicos a través de un cable interfaz de alta velocidad.

Firma electrónica

Otro punto importante son las firmas electrónicas. En la cuando se necesita la firma de un cliente o socio, eso generalmente incluía imprimir el documento, firmarlo, en si lidiar con firmas físicas requiere más tiempo y es anticuado.
Aunque los sistemas varian de proveedor a proveedor la idea es la misma, el documento que tiene que ser firmado se sube a la plataforma con anotaciones especiales sobre donde tienen que ir las firmas . El servicio envía este documento con las anotaciones correspondientes a el o los destinatarios, quienes eventualmente lo firman ya sea con fuentes prediseñadas, escribiendo con arrastre del mouse o con el dedo usando una tablet. Una vez firmado es enviado de vuelta.
Por la facilidad y conveniencia de este método podríamos o algunos conceptos anticuados que podamos tener nos preguntamos si las firmas electrónicas tienen la misma validez que las firmas hechas con tinta el papel. La respuesta es: absolutamente. Estos servicios están regulados por organismos federales y leyes establecidas que le dan a las firmas electrónicas el mismo peso legal que las firmas convencionales.
Definitivamente vivimos en una nueva era, pronto toda la documentación física pasara a la historia por lo que debemos modernizarnos e involucrarnos en los nuevos métodos de gestión documental.